2011年2月20日 星期日

打破沉默的「沒意見」、實現「不可能啦」,讓老闆、同事都站在你這邊的關鍵技巧


活動區時間:2011-02-15~2011-03-31

升職加薪不能只靠熱情,先用對做事方法收服人心,讓老闆、同事都想站你這邊!

「只要稍微改變一下做法,說不定成果會更好……」在日常工作中,一般上班族一定都有過這種感覺,但多數人會把這種感覺悶在心裡,想著:
「但這不是我的事,更不是我該管的事。」
「我自己的事就已經很忙了……」
「雖然很想改變,可是連自己的主管都不支持我,就算了吧。」

結果,日復一日,辦公室變成讓人提不起勁、讓人不快樂的地方。

→ 別批評現狀,你會馬上樹敵
→ 冷漠的贊成派,比明顯的反對派要更小心應對
→ 先處理中立派,否則他們可能會變成反對派
→ 說服反對派,一定要一對一進行

事情要成,不是只靠熱情,你一定要有對的做事方法!

不管你是想建議新的作業方法、工作流程,或是新產品,甚至成立新部門,身為第一線實際在做事的上班族,其實最知道怎麼把工作做得更好。但想改變現狀,不能只有熱情,更要有方法。

作者在本書中搭配豐富案例說明,想成功,在正式提案前就要開始下功夫,並要針對辦公室裡的支持、反對、中立派,擬定不同的遊說對策;然後巧妙應用各種互動技巧,尋求公司上上下下的支持。

不管你是一般上班族或中階主管,是自己提案還是執行新的提案,你都需要學會這些化解阻力、收服人心的關鍵技巧。加油!打敗無力感,你一定做得到。


前言

打敗無力感,你也做得到

「只要稍微改變一下做法,說不定事情會更順利……」在日常工作中,一般上班族一定有過這種感覺,但多數人都把這種感覺悶在心裡, 結果,不但自己無法前進,更無法解決任何問題。

如果總是想把問題的責任推給主管跟老闆,自己不想做任何努力,那就別再抱怨了吧!或者,你乾脆換一個主管能夠將重心放在你身上的工作,不然就只能繼續忍耐了。只要看開一點,照著公司的規定做事,只要公司還在,你的飯碗就沒有後顧之憂。

也許,在你的內心深處,你可能認為「企業的改革是老闆應該做的事情。」但真的是這樣嗎?改革真的是只有老闆才做得了嗎?我認為一定也有「因為不是老闆,所以才能做的改革」或是「正因為不是老闆,所以更應該做的改革」。

市面上有很多寫偉大企業家改革成功的豐功偉業的書,學習這些創下豐功偉業的企業家精神雖然很重要。但無論再怎麼學習,你發現自己心裡還是會有「那也是因為他是老闆才能那樣做」的心聲。至於那些委託外部專業企管顧問進行的改革,你心中還可能會不服氣地認為「都是因為專業顧問,所以才能那樣做」的想法。

但我還是想強調,每一個人都能進行改革。因為身為實際在做事的第一線工作者,最能理解工作中問題的癥結,也應該是最能確實解決問題的人。

我曾經在幾家員工人數不少的日本企業任職過,在那段期間裡,我最自豪的就是,雖然我不是社長(類似台灣企業中的總經理職務)也不是部門主管,但我仍然挑戰過幾項企業內部的改革,甚至還在初生之犢不畏虎的二十出頭歲就成功地建議老闆成立新的關係企業。我從這些經驗中知道一個道理:既使不是老闆,一般上班族,也可以改革。

在本書中我要分享的就是,一般上班族如何凝聚眾人不同的意見,成功推動改革的關鍵技巧,以及一般上班族仍能對公司有革命性影響的真實故事。

我當然也有過不愉快的經驗,雖然希望在團隊中發動改革,但由於沒有做好事前的準備工作而在會議中受到責難及反對;甚至事前已經先到相關部門去商議,也只換來「跟我們部門的營運方針不符」、「沒有這項預算與計畫」等藉口。不只碰了一鼻子灰,那一份挫折感更是令人難過,當時常常忍不住感慨:這些人到底有沒有在為公司著想。

如果你也有過這樣的經驗,請先不要寒心,等看完這本書再放棄也不遲。

因應市場與消費者喜好的變化,不管是改變文件的書寫格式、調整作業的方式或流程,甚至成立新的工作小組或新的部門,現在的企業中有各式各樣大大小小的改革,正等著你的力量去推動。再大的巨浪也需要小波浪才能夠集結而成。雖然企業的改革需要很大的能量才能成功,但是,個人的力量絕對是不能小看的。而且,克服很多困難而達成目標的同時,不只可以得到成就感,在你個人的生命歷程中更是刻下了不可抹滅的光環,這才是你所做的真正的改革。


內文連載

冷漠的贊成者比反對者更要小心應對

這裡先討論一下贊成派,千萬不要以為只有贊成的聲音時,一切就能很順利。因為贊成者中還分為「積極贊成者」與「冷漠贊成者」兩種。

一般來說,如果能從改革獲得好處的人,就會成為「積極的贊成者」,這些人會給予寶貴的意見,比如說「在某某公司也有人這樣做」、「最好盡早給相關委員會資訊」,有時候也會提供像是「某某部門反對」之類讓人緊張的情報。這些人算是很重要的夥伴,一定要保持密切聯繫,互通訊息,以確保他們支持改革的熱情。我的方法是每週一次利用電子郵件將改革的狀況報告給大家,然後在信上寫說「這封信或許會對大家造成困擾,但請多多指教」的字句。盡量放低身段,不間斷的發送進度報告給大家。

再來看看哪些人是「冷漠的贊成者」?有些人只有在發現改革對自己(或自己所屬的團體)不利時,才會表現出反對的態度。在沒有特別的利害關係時,就輕描淡寫表示「這樣做也不錯嘛!」這種暫時先贊成的人就是「冷漠的贊成者」。

一般上班族要改革的時候,必須要小心這些「冷漠的贊成者」。因為改革會遇到許許多多的難題,只要能夠掌握反對意見,就能夠針對這些意見規劃出具體的對策。最難對付的反而是看不見的、不到最後不浮出檯面的難關。特別是「冷漠的贊成者」,不論改革成功或失敗都覺得事不關己,所以都不願意發表意見(因為發表意見之後,還得要提出因應對策)。就算他的專業程度夠高,能發現問題並且提出警告:「如果這個部分不調整一下,事後可能會發生問題喔!」但他也不願意說出來。

因此,如何將這些「冷漠的贊成者」的意見,有技巧的引出檯面上來,是一件很重要的功課。

讓反對者也成為贏家

企業這個組織是由很多人組成,意見當然也會很多,能夠容納這些不同的意見,也表示這個組織沒有太過偏執的意見或思想,這對於取得經營上的平衡來說是很重要的。換句話說,如果每個人都對任職的公司在工作上有各式各樣的想法,就表示這個公司在經營運作上是平衡的,而在這樣的公司裡,應該有人能從工作上的成就,感受到人生的價值;也有人因為職務剛好在鎂光燈的注意下,而感覺自己很幸運。

在企業工作的上班族,沒有人不希望加薪或升職,希望「工作不要失誤,能立下功勞」是每個人天生的欲望,我們要善加利用人性中的這一點。

改革其實就是在瓦解公司的平衡感,先不提事業本身的大改革,即使只是小小改變會議室的預約方式,對於已經習慣現狀、堅信原本的方法才是最正確的人,以及過去曾被如此告知的人來說,改革就像是一個令人無法理解的怪物。

就像一直以來都將生命燃燒在製造物品上的製造業者,突然要跨入完全無法想像的零售業,是很難調適和理解的。改革就像是在一湖寧靜的秋水中投入一顆石頭,必定會激起水花,沒有反對的聲音跟敵對的意見,只能算是一種修正案,還不算改革。所以,會出現反對者是一定的,改革提案就是這麼一回事。

面對反對者,我認為要「把跑得快的馬讓給別人騎」,意思是說,「讓別人騎上會贏得比賽的馬」,以企業來舉例的話,就是「加入能夠被重用的派系」的意思。現在已經比較少人用「派系」這個詞,但一般人遇到同鄉或是同一所高中或大學畢業的人,自然會有親近感的心態一樣,這也是人類的天性,人永遠覺得自己所屬的團體一定比別的組織或團體好。

因此,在企業體系中,大多數的人都會認為,與長久以來合作的團隊一起工作,是最沒有風險、最有優勢的狀態,改革者就是在要求那些原本最安逸的族群改變。如果這是老闆的命令,這個指令立刻會被當成最紅的差事。但是,提出連老闆都還沒察覺的改革案,並且想製造輿論的話,就必須努力讓大家理解,改革者所提出的意見有一天會變成最紅的差事。

多一個敵人,不如多一個朋友
但現實的狀況是,對其他部門的人來說,改革者的提案是否會成功畢竟是未知數,他們一定會擔心,如果他們持贊成的態度會為自己帶來什麼風險?另外,有人對改革提出犀利的意見也是必然的事。最重要的是,其他部門的人或是周圍的人,對於改革內容的相關知識,當然沒有提案者來得清楚,這些人即使心裡也覺得「這間公司好像沒什麼朝氣」、「差不多該有一些新的想法了」之類的危機感或是問題意識,也通常沒有思考過什麼具體的解決對策。



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